Dossiers d’exploitation du bâtiment

Pour organiser de façon rationnelle la gestion d’un bâtiment et en particulier sa maintenance, une documentation générale du bâtiment est requise pour servir de base aux tâches de mise en service, de surveillance, de planification et exécution des mesures de maintenance, cas échéant aux opérations de renouvellement. Cette documentation peut être plus ou moins exhaustive et détaillée selon la complexité de l’ouvrage et de ses installations.

Dans le cas de constructions neuves ou suite à des travaux de rénovation importants, le mandataire est tenu, selon le règlement SIA 102 concernant les prestations et honoraires des architectes, de remettre au mandant les documents nécessaires à l’exploitation et à l’entretien de l’ouvrage (phase finale des prestations d’architecte, paragraphe 4.5.2 Dossier de l’ouvrage terminé ).

Des documents analogues sont demandés aux ingénieurs civils et aux ingénieurs spécialisés dans les installations du bâtiment. Ces documents ne sont pas toujours disponibles dans le cas de bâtiments existants, soit qu’ils soient perdus ou qu’ils n’aient pas été transmis lors d’une transaction ou d’un changement de gérant, soit qu’ils n’aient jamais été remis au mandant. Et même si un tel dossier existe, il ne correspond pas nécessairement à l’état actuel de la construction qui a pu subir diverses interventions au cours des ans ( les plans et autres documents nécessaires à l’exploitation et à l’entretien du bâtiment aient été mis à jour.

Dans ces cas, la documentation générale devra être établie ou complétée, sur commande du maître de l’ouvrage. L’approche d’une échéance de décision sur l’avenir d’un bâtiment, concernant par exemple des travaux de réhabilitation ou de rénovation, peut constituer une occasion qui justifie la dépense nécessaire pour l’établissement d’un tel dossier.



Structure et enveloppe du bâtiment

Une documentation complète comprend normalement un descriptif général du bâtiment qui permet de localiser et d’identifier ses composants, ainsi qu’un cahier d’instructions qui donne les informations et directives relatives à la surveillance et à l’entretien de certaines parties de la construction.

Elle sera donc composée des pièces et des informations suivantes :

• dossier de mise à l’enquête publique comprenant plans et formulaires nécessaires; permis de construire, permis d’habiter et/ou d’exploiter, autorisations spéciales;
• plan de situation avec toutes les indications relatives à la parcelle, aux raccordements aux parcelles et bâtiments voisins, aux accès routiers et piétons, aux réseaux d’évacuation (canalisations d’eaux claires et d’eaux usées) et aux réseaux d’alimentations (eau, gaz, électricité, téléphone, chauffage urbain, TV, etc.);
• plans de construction à l’échelle 1/50 avec indication de la composition des éléments de construction et des matériaux utilisés;
• plans des détails importants;
• soumissions et contrats d’entreprises, procèsverbaux de réception, durées de garanties, listes des entreprises;
• procès-verbaux d’essai de matériaux, rapports géologiques;
• dossier photographique des différentes étapes du chantier, notamment d’éléments ou de composants cachés après l’achèvement des travaux, etc.;
• dossiers d’instructions particulières des parties de la construction qui nécessitent une surveillance ou un entretien périodique. Exemple: contrôle et entretien périodiques du réseau de canalisation. Le guide de maintenance, en particulier les listes d’aide-mémoire pour le contrôle périodique des éléments de la construction, peut également faire partie du dossier d’instructions.

Cette documentation, en particulier les plans de construction, sont à réviser en fonction des modifications éventuelles intervenues en cours de travaux; cette mise à jour des documents restera une tâche permanente et doit se poursuivre au fur et à mesure des adaptations, améliorations ou modifications qui seront apportées au bâtiment au cours de son utilisation.

Installations techniques des bâtiments

=> DOSSIERS D'EXPLOITATION
Ces dossiers regroupent tous les documents touchant à l’exploitation technique d’un bâtiment et ses installations. Ils doivent aider l’exploitant ou l’usager, non seulement dans la conduite et l’entretien des équipements, mais aussi lors de réparation et de transformation éventuelle. Ils comprennent :

• La documentation technique : plans d’exécution, schémas électriques, notices des appareils, répertoire des fournisseurs et fabricants, description du fonctionnement, procès-verbaux de mise en service, instructions de conduite, instructions de maintien en état
• La documentation contractuelle : garanties des entreprises et fournisseurs, contrats de maintenance, prescriptions et contrôles obligatoires
• La documentation chronologique : les journaux d’intervention par partie d’installation ou spécialité.

Ces dossiers seront d’autant plus complets et structurés que les équipements sont complexes.

=> DOCUMENTATION TECHNIQUE
Plans d’exécution
Ces plans doivent permettre de localiser et de recenser tous les conduits, tuyaux, appareils, organes, auxiliaires, qu’ils soient de première importance ou accessoires. Ils servent à retrouver tous les appareils à contrôler ou à entretenir et peuvent être d’une grande utilité lors de l’établissement d’un diagnostic en cas de défaut.

Dans le cas d’une adaptation des équipements à de nouvelles exigences, ils favoriseront l’étude des modifications utilisant au mieux le matériel et les dispositions existantes.

Les plans d’exécution comprennent :

• les plans d’implantation et de montage. Pour chaque fluide, les équipements apparents et cachés sont représentés sur les plans du bâtiment (terrain, sous-sol, étages) avec la mention des fluides, des types et dimensions des conduits, des embranchements, des appareils, organes, détecteurs et accessoires, la désignation claire des modèles et la numérotation des raccordements électriques;
• les plans de centrale. Ils complètent à une échelle appropriée les plans d’implantation et de montage;
• les plans de coordination. Dans les gaines techniques ou les nappes de conduits, ils définissent l’emplacement de chaque fluide, y compris les réserves de place affectées;
• les passages spéciaux. Ils complètent les plans de coordination dans les croisements, les cloisons coupe-feu, les traversées bétonnées, etc.

Les plans de fabrication d’une gaine de ventilation ou d’un collecteur-distributeur ne sont pas nécessaires. L’information souhaitée est fonctionnelle. A ce titre, la mention et la position des sondes de régulation ou des clapets d’équilibrage sont des indications précieuses, surtout s’il faut démonter un faux plafond pour y accéder. La section des tuyaux et les longueurs (dessins à l’échelle) permettent de recalculer des distributions modifiées.

Schémas électriques
Les schémas électriques représentent tous les appareils électriques du bâtiment avec leurs connexions, force, commandes, mesures et signalisations. Ils doivent permettre à l’homme du métier de localiser chaque appareil, chaque câble et chaque connexion pour corriger une erreur éventuelle, dépanner, échanger des appareils ou modifier les installations.

Les connexions et câbles peuvent être directement étiquetés en clair. Dans les tableaux d’électrorégulation notamment, les borniers sont codés. Dans ce cas, un répertoire des bornes doit être joint aux schémas pour expliquer le codage, pour mentionner la correspondance entre bornes, désignation codée du câble, désignation en clair et pour préciser le type de câble.

Les appareils électriques multiples ou peu connus sont à étiqueter pour assurer une correspondance fiable entre schéma et installation.

Les schémas électriques sont à regrouper par partie d’installation formant une unité fonctionnelle ou logique. Les installations électriques comprennent, par exemple :

• l’alimentation générale de l’immeuble et les distributions principales;
• les distributions d’étage avec les comptages des appartements et autres utilisateurs;
• les installations de logement avec l’éclairage, les prises, la cuisson, la réfrigération, le lavage;
• les services communs avec les éclairages extérieurs et communs, la buanderie, les caves, les ascenseurs, les locaux techniques, etc.;
• l’électrorégulation (force et automatisme des installations techniques);
• l’antenne et les signaux radio et vidéo;
• le téléphone;
• la détection incendie;
• les surveillances diverses avec téléalarme ou télétransmission.

Notices des appareils
Il s’agit de rassembler la documentation technique de tous les appareils et composants, que ce soient des imprimés originaux ou des photocopies :

• modes d’emploi;
• instructions de montage, de raccordement, de mise en service, de réglage;
• instructions de contrôle et d’entretien;
• fiches techniques de performances et caractéristiques;
• prospectus, catalogue.

Ces informations sont particulièrement utiles dix ans ou plus après la mise en service pour vérifier le fonctionnement d’un appareil, en changer le réglage, le remonter et le mettre en service après révision, le dépanner et l’entretenir ou retrouver quelque chose d’équivalent lorsque l’appareil défectueux n’est plus sur le marché.

Répertoire des fournisseurs et fabricants
Pour faciliter à long terme l’approvisionnement en pièces de rechange ou la recherche du spécialiste d’un composant original, il est utile de mentionner pour chaque appareil ou composant :

• l’entrepreneur ou installateur;
• le fournisseur ou vendeur;
• le fabricant si possible.

Plusieurs adresses permettent de se réapprovisionner au cas où un fournisseur venait à disparaître.

Description des fonctionnements
Si les plans d’exécution, les schémas électriques et les notices des appareils représentent l’ouvrage dans son aspect matériel, il faut aussi en décrire le fonctionnement général, surtout celui des équipements de climatisation.

Les schémas de principe renoncent à la localisation géographique exhaustive pour exprimer globalement les circuits fonctionnels avec seulement les composants qui en influencent le comportement :

• schéma mazout, de la citerne au brûleur;
• schéma du gaz, de l’introduction au brûleur;
• schéma du chauffage central, avec la production, la distribution primaire, les secteurs de départ, les distributions ou les batteries de traitement d’air;
• schémas d’eau glacée, d’eau de refroidissement, de récupération, de fluide frigorigène avec les productions de froid;
• schéma de l’eau chaude sanitaire, avec l’alimentation en eau froide, l’échangeur, le ballon, la circulation, les thermostats, etc.;
• schéma d’eau froide, avec le comptage, la nourrice et les secteurs,
• schémas aérauliques, traitement d’air, distributions, appareils terminaux.

Les grandeurs fonctionnelles nominales devraient figurer sur les schémas de principe: débits, puissances, températures, pressions différentielles, vitesses, ainsi que les positions théoriques ou de mise en service des organes d’équilibrage.

Une description en clair doit accompagner le schéma de principe pour décrire les fonctionnements normaux, les automatismes, les séquences particulières de démarrage, régime réduit, danger de gel, arrêt estival, alarme feu, désenfumage, les priorités et dérogations, les commandes manuelles, etc.

Procès-verbaux de mise en service
Les documents transcrivent les valeurs et performances réelles observées ou mesurées lors de la mise en service. D’une part, ils démontrent que les installations ont été vérifiées et, d’autre part, ils illustrent un fonctionnement concret. Ce sont par exemple :

• le procès-verbal de mise en service du brûleur mentionnant les tests de sécurité, la qualité de la combustion et les pertes par les fumées;
• les performances de la distribution hydraulique du chauffage avec les débits d’eau des branches, les pressions différentielles typiques, la position des clapets d’équilibrage;
• les performances des distributions aérauliques avec le débit mesuré des bouches d’air, les débits traités, les niveaux de bruit, la vitesse d’air dans les locaux, la position des clapets d’équilibrage;
• le procès-verbal de réglage des disjoncteurs de protection thermique par la liste des appareils avec leur courant nominal et le visa de l’électricien qui a procédé au réglage;
• le réglage de mise en service du traitement d’eau, mentionnant la dureté de l’eau mélangée (adoucissement).

Instructions de conduite
Conduire, c’est faire fonctionner les installations de manière à satisfaire les usagers. C’est enclencher, déclencher, ajuster les consignes et les programmes pour satisfaire au plus juste les utilisateurs tout en évitant les prestations excessives (surchauffe) ou non perçues (aération ou éclairage artificiel de locaux inoccupés).

Les instructions de conduite qui accompagnent d’habitude les descriptions de fonctionnement permettent à l’exploitant les opérations suivantes :

• choisir les séquences et régimes appropriés;
• repérer les fonctionnements mal adaptés aux prestations perçues et corriger les prestations délivrées en ajustant les automatismes et programmes;
• repérer les fonctionnements anormaux pour entretenir, dépanner ou réparer.

Instructions de maintien en état
Maintenir en état consiste à assurer la disponibilité des services et prestations délivrées par les équipements. Les instructions de maintenance se réfèrent aux notices des appareils pour le détail et aux instructions établies par l’entreprise pour l’installation dans son ensemble.

Elles comprennent :

• les nettoyages systématiques ou conditionnels;
• les entretiens préventifs éventuels (vidange, régénérations);
• les vérifications, précisant l’objet, la grandeur à vérifier, le critère ou la valeur critique;
• les interventions conditionnelles correspondantes;
• les pannes et défauts courants, avec les réparations à entreprendre;
• les programmes ou rythmes des contrôles et des interventions systématiques;
• la liste du matériel d’entretien qu’il est recommandé de stocker.

=> ETABLIR LA DOCUMENTATION TECHNIQUE
Quand l’obtenir ?
Les documents techniques d’exploitation sont normalement remis au maître de l’ouvrage après la mise en service avec l’avis d’achèvement. Ces documents faisant partie intégrante de l’ouvrage sont alors contrôlés pendant la vérification commune préalable à la réception. Dans ce sens, un dossier d’exploitation incomplet peut constituer un défaut majeur pouvant motiver le refus d’un prononcé de réception.

Qui l’établit ?
Cette documentation technique est établie en principe par les entrepreneurs. Lorsque l’auteur du projet est un mandataire, celuici est responsable du fonctionnement de l’assemblage des composants et des performances de l’ensemble. A ce titre, il doit établir les schémas de principe d’ensemble, la description des fonctionnements et des performances générales, ainsi que les instructions de conduite et d’entretien correspondantes.

Mise à jour
Ces documents représentent l’ouvrage matériel tel qu’il est. Il est impératif que ces documents soient mis à jour, donc révisés en fin de chantier, annotés, complétés ou reconstitués lors de retouches ou de transformations.

=> DOCUMENTATION CONTRACTUELLE
Garantie des entreprises et fournisseurs
Au début de l’exploitation, la part de la maintenance couvrant les pannes, les défauts de matériel ou de fonctionnement est couverte par les garanties des entreprises et des fournisseurs éventuellement. Pour une gestion efficace, il est utile que l’exploitant ou le gérant technique soit clairement informé des garanties en cours.

Les durées de garantie d’entreprise sont habituellement de 5 ans dès la réception. Il peut y avoir un report d’échéance sur des objets particuliers, suite à un défaut majeur. Dans un délai de 2 ans dès la réception, le maître de l’ouvrage peut aviser en tout temps l’entreprise d’un défaut éventuel et peut demander une vérification finale (SIA 118).

Les documents utiles à cette gestion des garanties sont :

• les procès-verbaux de réception, avec la liste des défauts et des retouches;
• la correspondance traitant de la correction de ces défauts et retouches;
• la description contractuelle des ouvrages, éventuellement.

Contrats de maintenance
Il est important que l’exploitant ou l’usager soit clairement informé des contrats de maintenance passés avec des entreprises :

• Quels sont les équipements concernés ?
• Qui appeler en cas de défaut ?
• Que couvre le forfait ?
• Qu’est-ce qui est facturable en sus ?
• Quels sont les contrôles et interventions convenus ?
• Que doit vérifier l’exploitant?

Prescriptions et contrôles obligatoires
Les laboratoires cantonaux, les ramoneurs, les services de détection incendie, le contrôle des récipients sous pression et autres inspections de sécurité des choses et des personnes interviennent selon leurs obligations réglementaires. Ils remettent instructions, procès-verbaux de mise en service et rapports de contrôle.

=> DOCUMENTATION CHRONOLOGIQUE
Les journaux d’intervention
Pour chaque centrale technique ou équipement principal, un journal permet de noter et de dater dans l’ordre toutes les interventions :

• enclenchement, déclenchement;
• correction d’une consigne;
• contrôles personnels ou externes;
• nettoyages, entretien, révisions;
• transformations;
• dépannages;
• livraisons;
• heures de fonctionnement;
• consommations, etc.

Ces journaux expriment le fonctionnement réel d’une installation, son taux d’utilisation, ses anomalies systématiques. Ils permettent d’adapter les interventions aux nécessités, de concevoir des équipements ajustés lors de rénovations ou de modifications.

Ils sont établis par l’exploitant.